Digitale møder på Teams er en god løsning, når vi for tiden ikke kan mødes. Alle kan være med hjemmefra trygt og coronasikkert. Foto: Kræftens Bekæmpelse.

Der er flere muligheder for at holde kontakten med hinanden, imens coronavirus forhindrer os i at mødes. Telefonen bruges flittigt, men man kan også mødes flere ad gangen på Teams og på den måde fortsætte eller igangsætte årets arbejde lokalt - og det giver rigtig god mening, siger lokalforeningsformand i Køge Guri Bøtting.

- Det er en fordel for os, at vi kan mødes på Teams i arbejdsgrupperne ind imellem vores bestyrelsesmøder. Så kan vi lige drøfte et par ting, der kræver en hurtig beslutning, og alle kan blive involveret i en dialog, i stedet for jeg før skulle sende en mail ud til bestyrelsen og afvente svar. Og så får vi øvet os i at mødes på Teams, siger Guri Bøtting.

Sådan kom vi i gang med vores digitale møder
Den digitale mulighed er en helt ny mødeform for bestyrelsesmedlemmerne i Køge, der på grund af efterårets tiltagende restriktioner og nedlukning helt stoppede med at ses. Flere i bestyrelsen var parate til udsætte arbejdet og vente til, at man igen kan mødes. Det fik Guri Bøtting til at beslutte at komme i gang med digitale møder. Hun var nemlig bekymret for, hvad det ville betyde for sammenholdet og for den enkelte.

- Vi risikerede jo helt at miste forbindelsen, og det synes jeg var synd, for vi kan jo ikke blive ved med ikke at ses. Og alle er glade for muligheden og har sagt ja til at deltage i de digitale møder, siger Guri Bøtting, der tog initiativ til at mødes digitalt ved at kontakte sin områdekonsulent.

- Jeg kontaktede Kim Karlsen - vores områdekonsulent - han er altid meget sød til at hjælpe med alt muligt. Han inviterede mig til et digitalt møde, hvor vi øvede teknikken igennem sammen, fortæller Guri Bøtting.

Herefter koblede de resten af bestyrelsen på og holdt et par møder samlet. Her var der tid til at øve alle funktioner og lære, hvordan man deltager på et møde, og hvordan man indkalder til et møde. Derefter loggede områdekonsulent Kim af og lod bestyrelsen mødes selv – og heldigvis klarer de sig fint på egen hånd nu.

Der var dog lidt opstartsvanskeligheder med at komme på møderne de første par gange. Derfor har bestyrelsen aftalt, at alle logger på et kvarter før mødestart for at sikre sig, at de kan komme på.

- Der kan være nogle udfordringer, selvom man er vant til at være på Teams, men så hjælper vi hinanden og ringer sammen og guider hinanden på plads, forklarer Guri Bøtting.

Sådan ser det ud, når man har klikket på et link ind til et digitalt møde i Teams. Her klikker man på den blå knap 'Deltag nu' og så kommer man ind i mødet.

Kontakt jeres områdekonsulent - så er I godt hjulpet
Guri Bøtting opfordrer andre lokalforeninger til at kontakte deres områdekonsulent, som bestyrelsen har gjort i Køge.

- Vi har fået god hjælp af områdekonsulenten, og vi kan altid ringe og spørge. Også til vores generalforsamling, så man kan få hjælp, hvis der er noget, vi ikke kan finde ud af, siger Guri Bøtting.

Lokalforeningen i Køge har planlagt at holde generalforsamling online på Teams den 16. marts. Det bliver helt anderledes end de vanlige 25 deltagere til spisning og foredrag, men Guri Bøtting har nedjusteret sin forventninger til blot at gennemføre bedst muligt, for der tilmelder sig nok ikke så mange, siger hun.

Generalforsamling på Teams – med smil, klapsalver og højt humør
I Juelsminde har lokalforeningen allerede afholdt sin generalforsamling online for 12 deltagere, heraf 5 bestyrelsesmedlemmer. Formand Niels Øfjord sendte alle tilmeldte deltagere en mail med dagsorden, regnskab og et link til mødet. Man klikker bare på linket, så får man adgang til mødet.

Lidt før mødestart kl. 19 loggede bestyrelsen i Juelsminde på hver i sær hjemmefra og gjorde sig klar. To områdekonsulenter deltog efter aftale for at hjælpe med lyd og teknik, hvis det skulle blive nødvendigt – det blev det dog ikke.

Stemningen var allerede høj inden mødestart med gode hilsner og fortællinger, mens de sidste deltagere tikkede ind. Så lød lyden af en ringende klokke pludselig, og formanden, der med et sigende smil svingede en lille klokke foran skærmen, indikerede, at nu var mødet startet.  

Helt som vanen tro ved en fysisk generalforsamling, bød formanden velkommen og præsenterede ganske kort bestyrelsesmedlemmerne en ad gangen, hvor efter hver enkelt vinkede til skærmen, så de deltagende gæster kunne møde bestyrelsen.

Med kun 12 deltagere kunne alle mikrofoner være tændte, og puslelyde og små hostelyde kom igennem skærmen uden at genere og gav en stemning af en helt almindelig generalforsamling, som den ville have været i det lokale forsamlingshus. En ordstyrer blev valgt, og alle klappede med hænderne synligt fremme på skærmen for hinanden.

Der var hyppige klapsalver og god stemning til generalforsamlingen i Juelsminde den 23. februar 2021.

En god aften - næsten som at have gæster derhjemme
Generalforsamlingen i Juelsminde forløb fint med passende korte punkter til beretning, aktivitetsplan og indsatsområder. Det fungerer godt med korte oplæg til et onlinemøde, hvor det kan være svært at holde fokus i lang tid ad gangen.

Ind i mellem punkterne tog formand Niels Øfjord sig tid at takke afgående formand, Kirsten Blume, der har bestridt posten i mere end 30 år. En gave og en rigtig fejring ligger og venter på Kirsten, når restriktionerne tillader det. Niels takkede også bestyrelsen anerkendende for dens engagement og høje humør. Bestyrelsen kvitterede grinende og takkede for formandens mange mails og høje aktivitetsniveau.

Regnskabet blev gennemgået af Rie, der er bestyrelsens kasserer, og efter endt godkendelse med klapsalver lød en høj ringetone fra en af deltagernes telefoner. ’Så! Nu ringer SKAT’ lød en humoristiske kommentar, og alle grinede til hinanden i den gode stemning, der lyste ud af skærmen af en bestyrelse, der kender hinanden godt og har et sjovt fællesskab.

Ordstyrer og formand rundede af efter en god halv time og takkede for en fin aften. Bestyrelsen takkede varmt tilbage og et medlem sagde smilende, at det næsten føltes som om, hun havde haft gæster. Et andet bestyrelsesmedlem skrev efter mødet til formanden, at det havde været så rart at ses, for hun savnede dem alle.

En fin aften med en hyggelig generalforsamling på godt en halv time var ovre. Den gav bestyrelsen en tiltrængt oplevelse af at være sammen igen, og den gav deltagerne et godt indblik i, hvad lokalforeningen har af planlagte aktiviteter for 2021, og hvordan samarbejdet fungerer.

Det digitale åbner for muligheder
Efter generalforsamlingen var formand Niels Øfjord glad for en velafholdt digital generalforsamling og glad for at have set alle bestyrelsesmedlemmerne i højt humør. Det var også en lettet formand, der kunne se fordelene ved en digital generalforsamling.

- Det var rart at få det overstået, og nu er det en befrielse ikke at tænke over at skulle booke lokaler. Og alle kan jo deltage med en begrænsning på op til 250 personer, og så kan folk jo sidde derhjemme og ikke skulle ud, når det er mørkt og glat.

Der er også andre fordele ved det digitale møde, som Niels Øfjord har fået øje på. For Niels er synlighed nemlig vigtigt, og han vil gerne nå bredere ud med alt det gode, som bestyrelsen arbejder med. 

- Vi kan jo også holde andre møder digitalt, fx nogle af vores foredrag, som vi planlægger. De fleste deltagere kan jo selv komme på, det er jo så enkelt, og mange har prøvet det på job eller i privaten, når de ’taler’ med børn og børnebørn på skærmen.  

Generalprøve før generalforsamlingen
Dagen før generalforsamlingen i Juelsminde holdt bestyrelsen en generalprøve med områdekonsulent Mikkel Koefoed Schwab, hvor alle fik øvet at tænde for kamera og mikrofon.

Et par uger forinden havde Niels Øfjord downloadet app’en Microsoft Teams og kunne derefter indkalde alle tilmeldte til mødet i en email, hvor dagsorden og bilag var vedhæftet. Til generalforsamlingen deltog områdekonsulent Mikkel Koefoed Schwab som ordstyrer og en ekstra områdekonsulent, Jacob Møller, var med efter aftale for at bistå med lyd og teknik, hvis der mod forventning skulle opstå behov for hjælp.

Læs mere om, hvordan du kommer i gang med at holde møder i Teams.